Hiện nay, các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước được áp dụng triển khai thông qua hệ thống điện tử như: kê khai nộp, đăng ký thuế điện tử… Trong thời gian gần đây, hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang được ngành Thuế triển khai và là nội dung mà rất nhiều doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh quan tâm. Chính vì thế, trong bài viết này, TS24 sẽ cung cấp cho các bạn những quy định liên quan tới hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để bạn đọc hiểu rõ.
1. Cơ sở pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 quy định về Luật quản lý thuế.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn về hóa đơn chứng từ.
2. Khái niệm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Khoản 1, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định, hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật.
Trong khi đó, máy tính tiền là một thiết bị điện tử được dùng để hỗ trợ công việc kinh doanh. Máy tính tiền có chức năng tính tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tra cứu và báo cáo giao dịch, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đồng thời, máy tính tiền còn kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
Giống với hóa đơn điện tử, nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính cần đảm bảo các thông tin bao gồm:
- Thông tin người bán (Tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Thông tin người mua (Mã định danh cá nhân, mã số thuế,…).
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ.
- Tên sản phẩm, dịch vụ.
- Đơn giá.
- Số lượng.
- Giá thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế.
Lưu ý:
- Trường hợp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:
Nội dung hóa đơn cần ghi đầy đủ các thông tin bao gồm: tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có GTGT, giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT.
- Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:
- Cơ quan thuế sẽ cấp mã khi đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Mã được cấp tự động và sắp xếp theo dãy ký tự.
- Mỗi đơn vị sẽ có mã riêng và không trùng lặp với nhau.
3. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Căn cứ nội dung tại Khoản 1, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó:
+ Nhận biết được hóa đơn từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
+ Cơ sở kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.
+ Đối với những khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.