Kể từ ngày 01/07/2026, việc thực hiện hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử sẽ bước sang một giai đoạn mới với những quy định nghiêm ngặt hơn theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Đây không còn đơn thuần là việc "số hóa" các tệp PDF mà là một quy trình pháp lý chặt chẽ, đòi hỏi sự đồng bộ hoàn toàn với hệ thống quản lý quốc gia.
Những tiêu chuẩn mới trong quy trình ký kết điện tử
Theo quy định mới, doanh nghiệp khi triển khai HĐLĐ điện tử cần đáp ứng hàng loạt tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý khắt khe để đảm bảo giá trị thực thi:
Ký số đúng tiêu chuẩn: Chữ ký số phải tuân thủ các quy định hiện hành về giao dịch điện tử.
Xác thực định danh: Bắt buộc phải xác thực danh tính của người lao động trong quá trình ký kết.
Cấp ID hợp đồng: Mỗi hợp đồng sau khi hoàn tất sẽ được hệ thống cấp một mã định danh (ID) riêng biệt.
Kết nối dữ liệu quốc gia: Dữ liệu hợp đồng phải được đồng bộ hóa lên Nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia.
Nhận diện những phương thức ký kết không còn phù hợp
Doanh nghiệp cần rà soát và thay đổi ngay nếu vẫn đang áp dụng các hình thức ký kết thủ công hoặc thiếu tính xác thực sau đây:
Chỉ ký trên file PDF và lưu trữ rời rạc.
Gửi và nhận hợp đồng qua các ứng dụng nhắn tin (Zalo, Viber) hoặc Email mà không có chứng thực pháp lý.
Nhân sự chưa được trang bị chữ ký số hoặc tài khoản định danh điện tử.
Hệ thống lưu trữ nội bộ chưa đảm bảo khả năng truy xuất và bảo mật dữ liệu theo yêu cầu của Nghị định.
Các bước chuẩn bị thiết yếu trước mốc 01/07/2026
Để tránh gián đoạn quy trình nhân sự và các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên bắt đầu lộ trình chuẩn bị ngay từ bây giờ:
Đánh giá quy trình hiện tại: Rà soát toàn bộ cách thức ký kết và quản lý hồ sơ nhân sự để tìm ra các điểm chưa tương thích với quy định mới.
Lựa chọn đối tác công nghệ: Tìm kiếm các đơn vị cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử (eContract) có đủ điều kiện và khả năng kết nối API với Nền tảng quốc gia.
Chuẩn hóa hạ tầng kỹ thuật: Đảm bảo hệ thống có đầy đủ các tính năng: ký số, gắn dấu thời gian (timestamp), xác thực danh tính và lưu trữ dữ liệu an toàn.
Số hóa dữ liệu: Chuẩn hóa toàn bộ thông tin nhân sự và các hợp đồng hiện hành để sẵn sàng cho việc đồng bộ dữ liệu.
Quy tắc 24 giờ và lợi ích của tính minh bạch
Một điểm đáng lưu ý trong Nghị định 337/2025/NĐ-CP là yêu cầu về thời gian: Hợp đồng sau khi ký kết thành công phải được gửi lên Nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia trong vòng 24 giờ để gắn ID xác thực.
Việc tuân thủ quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị lao động minh bạch hơn mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Tối ưu hóa vận hành: Giảm thiểu đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ và thời gian xử lý giấy tờ.
Liên thông thủ tục: Dễ dàng thực hiện các thủ tục hành chính, bảo hiểm xã hội và thuế thông qua dữ liệu điện tử đã được xác thực.
An toàn pháp lý: Giảm thiểu tối đa các sai sót và rủi ro trong việc xác minh dữ liệu lao động khi có thanh kiểm tra.
Nguồn tham khảo: Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ.
Chỉ còn chưa đầy hai tháng trước khi quy định mới chính thức vận hành. Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho bước chuyển mình này chưa?