Tiến trình đồng bộ hóa dữ liệu chuyên ngành với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là bước đi chiến lược nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Để giải quyết dứt điểm tình trạng một cá nhân sở hữu nhiều mã số thuế (MST) do lịch sử kê khai để lại, Cục Thuế đã ban hành Công văn số 3422/CT-NVT hướng dẫn nghiệp vụ xử lý và cập nhật số định danh cá nhân làm MST duy nhất.
Quy định mới giúp chuẩn hóa dữ liệu theo thời gian thực, bảo toàn lịch sử giao dịch và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho người nộp thuế. Nhằm hỗ trợ cộng đồng doanh nghiệp và người lao động thực hiện đúng quy trình, TS24 xin tổng hợp chi tiết các nội dung trọng tâm dưới đây.
Nguyên tắc xử lý đối với trường hợp cá nhân sở hữu nhiều mã số thuế
Khi hệ thống quản lý thuế quét và phát hiện một cá nhân có nhiều hơn một MST, quy trình hợp nhất dữ liệu sẽ được vận hành dựa trên các nguyên tắc công nghệ cốt lõi sau:
Tự động tích hợp dữ liệu khớp đúng: Hệ thống thông tin của ngành Thuế sẽ tự động liên thông, hợp nhất các MST có thông tin định danh trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư vào số định danh cá nhân của người đó.
Bảo toàn lịch sử thuế: Quá trình hợp nhất dữ liệu trên hệ thống được thực hiện đồng bộ, tuyệt đối không làm mất đi dữ liệu lịch sử thuế và không làm thay đổi các nghĩa vụ thuế đã phát sinh trước đó của cá nhân.
Sử dụng mã định danh làm MST duy nhất: Sau khi hoàn tất tích hợp, số định danh cá nhân chính là MST duy nhất được sử dụng trong toàn bộ các giao dịch tài chính và thủ tục hành chính với cơ quan thuế. Các MST cũ đã cấp sẽ được hệ thống chuyển đổi trạng thái thành "MST nội bộ" để phục vụ công tác đối soát của ngành Thuế.
Giá trị pháp lý của chứng từ cũ: Cơ quan thuế khẳng định các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế và các văn bản pháp lý khác áp dụng các MST cũ trước thời điểm hợp nhất vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý, người dân vận hành và sử dụng bình thường.
Trường hợp thông tin chưa khớp (Trạng thái 10): Đối với các MST rơi vào trạng thái "MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân", người nộp thuế phải chủ động thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để hệ thống chuẩn hóa dữ liệu. Cơ quan thuế khuyến cáo người dân không tự ý thực hiện thủ tục đóng các MST đã cấp trước đây.
Phương thức nộp hồ sơ cập nhật số định danh cá nhân
Đối với các cá nhân có MST thuộc trạng thái 10 (chờ cập nhật), quy trình nộp hồ sơ thay đổi thông tin theo mẫu số 20-ĐK-TCT được thực hiện linh hoạt qua hai hình thức:
Phương thức nộp điện tử (Khuyến khích): Người nộp thuế thực hiện thao tác trực tuyến hoàn toàn thông qua ứng dụng số eTax Mobile hoặc truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính.
Phương thức nộp trực tiếp: Người nộp thuế nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận một cửa thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp quản lý trực tiếp (hoặc cơ quan thuế nơi cư trú); hoặc gửi chuyển phát thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
Trường hợp ủy quyền: Người lao động có thể ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp nơi đang công tác) thực hiện thủ tục tổng hợp hồ sơ theo mẫu quy định để nộp thay lên cơ quan thuế.
Lưu ý đối với khối hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh: MST của hộ kinh doanh cũng chính là MST cá nhân của chủ hộ. Khi hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động, vai trò MST của hộ kinh doanh sẽ hết hiệu lực nhưng MST cá nhân vẫn tiếp tục duy trì để thực hiện các nghĩa vụ thuế khác. Việc cập nhật số định danh không tự động làm thay đổi trạng thái nếu hộ kinh doanh đang bị treo trạng thái "Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký".
Hướng dẫn quy trình tra cứu tình trạng mã số thuế cá nhân
Để kiểm tra xem thông tin MST của bản thân đã được chuẩn hóa và đồng bộ với dữ liệu dân cư hay chưa, người dân có thể áp dụng 2 cách thức tra cứu nhanh chóng:
Cách 1: Tra cứu trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế: Hệ thống sẽ trả về hai kết quả cốt lõi. Nếu hiển thị "NNT đang hoạt động", nghĩa là MST đã khớp đúng hoàn toàn với dữ liệu dân cư. Nếu hiển thị "MST chờ cập nhật số định danh cá nhân", người nộp thuế cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin ngay.
Cách 2: Tra cứu qua ứng dụng eTax Mobile: Đăng nhập ứng dụng, truy cập mục "Tiện ích" -> chọn "Tra cứu thông tin NNT" -> nhập MST hoặc Số định danh để kiểm tra. Kết quả sẽ hiển thị rõ ràng dưới dạng Trạng thái 00 (Đã hoàn thành cập nhật) hoặc Trạng thái 10 (Cần thực hiện cập nhật).
Việc chuyển đổi sang sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế là bước cải cách công nghệ nền tảng, giúp đơn giản hóa biểu mẫu và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người nộp thuế trong mọi giao dịch tài chính công. Việc chủ động rà soát và kiểm tra tính chính xác của thông tin thuế cá nhân là trách nhiệm và quyền lợi thiết thực của mỗi người lao động.