Nhằm bảo đảm quyền lợi an sinh tối đa cho người dân, hành lang pháp lý hiện hành quy định cơ chế linh hoạt cho phép người thụ hưởng được ủy quyền cho người khác nhận thay các khoản chế độ định kỳ khi không thể trực tiếp thực hiện. Việc nắm rõ trình tự thủ tục, chuẩn bị đúng biểu mẫu hồ sơ và xác định chính xác các kênh giao dịch sẽ giúp người lao động cùng thân nhân tối ưu hóa thời gian xử lý hành chính.
Bài viết dưới đây sẽ hệ thống hóa chi tiết các bước thiết lập hồ sơ, phương thức nộp và những khuyến nghị bảo mật quan trọng từ cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam.
Quy định pháp lý về hiệu lực và điều kiện ủy quyền
Theo quy định của Luật BHXH 2024, công dân đang trong diện hưởng lương hưu hoặc các khoản trợ cấp BHXH hằng tháng hoàn toàn có quyền thiết lập văn bản ủy quyền cho người khác nhận thay nếu gặp trở ngại trong việc đi lại hoặc trực tiếp giao dịch.
Tuy nhiên, để bảo đảm tính an toàn pháp lý cho nguồn tiền chi trả, thủ tục này cần tuân thủ các điều kiện ràng buộc sau:
Thời hạn hiệu lực: Văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý tối đa là 12 tháng, tính từ ngày các bên chính thức xác lập việc ủy quyền.
Tính pháp lý của văn bản: Giấy ủy quyền bắt buộc phải được thực hiện chứng thực chữ ký hoặc chứng thực nội dung theo đúng quy định của pháp luật về chứng thực.
Quy trình 3 bước thực hiện thủ tục ủy quyền nhận thay chế độ
Để hoàn thành thủ tục theo đúng luồng nghiệp vụ của cơ quan chức năng, người thụ hưởng và người được ủy quyền cần phối hợp triển khai theo mô hình 3 bước tiêu chuẩn:
Bước 1: Chuẩn bị thành phần hồ sơ hành chính
Người hưởng chế độ cần chủ động thiết lập và hoàn thiện bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:
Văn bản ủy quyền được lập hợp pháp theo quy định pháp luật và đã được cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
Văn bản đề nghị thay đổi hình thức nhận chế độ theo Mẫu số 14-HSB.
Trường hợp đặc biệt được miễn thủ tục ủy quyền: Đối với các cá nhân có nguyện vọng chuyển đổi phương thức nhận tiền lương hưu hoặc trợ cấp BHXH từ tiền mặt sang hình thức chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng cá nhân, người hưởng chỉ cần lập duy nhất Văn bản đề nghị theo Mẫu số 14-HSB mà không phải thực hiện các thủ tục ủy quyền nhận thay phức tạp khác.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến các kênh tiếp nhận chính thức
Sau khi hoàn thiện đầy đủ các văn bản nêu trên, người hưởng hoặc người được ủy quyền có thể chủ động lựa chọn nộp hồ sơ tại một trong ba địa điểm giao dịch sau:
Cơ quan BHXH: Thực hiện nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc chuyển phát thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
Trung tâm phục vụ hành chính công: Nộp tại các điểm tiếp nhận hồ sơ hành chính công tại địa phương.
Hệ thống Bưu điện: Giao dịch tại các Bưu điện trung tâm được phân cấp phối hợp chi trả.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết quyền lợi
Khi tiếp nhận bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thẩm định, cập nhật thông tin người nhận thay vào hệ thống quản lý tập trung. Sau đó, cơ quan chức năng sẽ tổ chức thực hiện công tác chi trả dòng tiền theo đúng nội dung ủy quyền hoặc thực hiện lệnh chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của người hưởng theo lộ trình quy định.
Khuyến nghị an toàn và cảnh báo phòng chống lừa đảo từ cơ quan chức năng
Nhằm bảo vệ an toàn tài chính cho người cao tuổi và người hưởng chế độ trước các thủ đoạn công nghệ cao, BHXH Việt Nam đưa ra các khuyến cáo khắt khe về mặt an ninh:
Hình thức tương tác chính thức: Các cơ quan BHXH, Trung tâm phục vụ hành chính công và Bưu điện chỉ tiến hành tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp cho công dân tại trụ sở làm việc hoặc tại các điểm tiếp nhận, tổ dân phố được thiết lập theo kế hoạch cụ thể của địa phương.
Phương thức nhận chi trả ưu tiên: BHXH Việt Nam đặc biệt khuyến khích người thụ hưởng đăng ký phương thức nhận lương hưu, trợ cấp thông qua tài khoản ngân hàng cá nhân (chính chủ) nhằm đảm bảo tốc độ chi trả nhanh chóng, tiện lợi, an toàn, đồng thời hạn chế tối đa các thủ tục phát sinh liên quan đến việc lập giấy ủy quyền hàng năm.
Cảnh giác thủ đoạn mạo danh: Người dân tuyệt đối không thực hiện theo các yêu cầu từ các cuộc gọi điện thoại, không truy cập vào các đường liên kết (link) lạ hoặc cung cấp thông tin bảo mật qua tin nhắn để phòng ngừa các hành vi lừa đảo, chiếm đoạt tài sản.