Nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý cho lộ trình số hóa quan hệ lao động, Bộ Nội vụ đã chính thức ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV vào ngày 15/05/2026. Đây là văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành các nội dung cốt lõi của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP liên quan đến phương thức vận hành hợp đồng lao động điện tử. Thông tư mới này sẽ chính thức đi vào đời sống và áp dụng trên phạm vi toàn quốc kể từ ngày 01/07/2026.
Cơ chế cấp mã định danh ID duy nhất cho hợp đồng điện tử
Một trong những điểm trọng tâm của Thông tư số 08/2026/TT-BNV là quy định về việc quản lý và cấp mã định danh (ID) dành riêng cho từng hợp đồng lao động điện tử khi được đồng bộ về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
Tính duy nhất: Mỗi văn bản hợp đồng khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ được hệ thống cấp một mã ID duy nhất và không trùng lặp. Mã định danh này có giá trị xuyên suốt, giữ nguyên vẹn và không thay đổi trong toàn bộ vòng đời của hợp đồng, bao gồm cả các giai đoạn sửa đổi, lập phụ lục bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hiệu lực.
Cấu trúc mã ID: Mã định danh bao gồm 1 ký tự chữ đứng đầu và 12 ký tự số tiếp theo, phân loại cụ thể như sau:
Ký tự "A": Áp dụng cho các hợp đồng lao động điện tử được giao kết mới thông qua các tổ chức eContract đủ điều kiện kể từ ngày 01/07/2026.
Ký tự "B": Áp dụng cho các hợp đồng lao động được số hóa, chuyển đổi từ hình thức văn bản giấy truyền thống.
Ký tự "C": Áp dụng cho các hợp đồng điện tử đã được các bên giao kết hợp pháp trước thời điểm ngày 01/07/2026.
Quy trình công nghệ và yêu cầu xác thực hệ thống
Kể từ ngày 01/07/2026, dòng chảy dữ liệu của hợp đồng lao động điện tử sẽ được kiểm soát chặt chẽ thông qua các nền tảng công nghệ:
Thời hạn cấp mã: Ngay sau khi hoàn tất giao kết, dữ liệu phải được chuyển tiếp về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Hệ thống công nghệ thông tin sẽ tự động thẩm định và cấp mã ID trong vòng 24 giờ kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
Tiêu chuẩn kiểm duyệt: Nền tảng áp dụng các tiêu chí bảo mật nghiêm ngặt về xác thực danh tính các bên, chữ ký số hợp pháp, dấu thời gian (Timestamp) và tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu. Những hợp đồng không thỏa mãn các điều kiện kỹ thuật này sẽ bị hệ thống tự động từ chối cấp ID và gửi thông báo nêu rõ lý do.
Phương thức truy cập: Việc đăng nhập và khai thác nền tảng của các bên trong quan hệ lao động được đồng bộ qua ứng dụng định danh điện tử quốc gia (VNeID). Người lao động sử dụng tài khoản định danh cá nhân, trong khi người sử dụng lao động sử dụng tài khoản định danh dành cho tổ chức.
Tiêu chuẩn đối với nhà cung cấp eContract và an toàn dữ liệu
Thông tư số 08/2026/TT-BNV cũng thiết lập các quy chuẩn vận hành đối với các đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử (eContract):
Điều kiện kết nối: Các tổ chức eContract muốn kết nối kỹ thuật với Nền tảng của Bộ Nội vụ phải chứng minh năng lực hạ tầng, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và hoàn tất thủ tục đăng ký theo quy định.
Giám sát và bảo mật: Toàn bộ tiến trình kết nối, chia sẻ hoặc xuất dữ liệu phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật An ninh mạng và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Mọi thao tác truy cập hệ thống đều được lưu vết tự động để phục vụ công tác giám sát, hậu kiểm.
Thời hạn lưu trữ: Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được yêu cầu lưu trữ an toàn với thời hạn tối thiểu là 10 năm tính từ ngày chấm dứt hiệu lực của hợp đồng. Trường hợp chuỗi hợp đồng được ký liên tiếp giữa cùng một cặp chủ thể, thời hạn 10 năm sẽ được tính từ ngày chấm dứt của văn bản hợp đồng cuối cùng.
Trách nhiệm báo cáo và kỳ vọng chuyển đổi số lao động
Nhằm phục vụ tối ưu cho công tác quản lý vĩ mô, Thông tư quy định rõ ràng nghĩa vụ báo cáo định kỳ và cập nhật dữ liệu của các nhà cung cấp giải pháp eContract, các doanh nghiệp sử dụng lao động, Sở Nội vụ cùng Ban quản lý các khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất thông qua nền tảng dùng chung.
Sự ra đời của Thông tư số 08/2026/TT-BNV không chỉ thiết lập một hành lang pháp lý minh bạch, đồng bộ cho phương thức giao kết hiện đại, mà còn là bước đi chiến lược giúp giảm thiểu chi phí vận hành cho doanh nghiệp, bảo vệ quyền lợi dữ liệu cho người lao động, đồng thời thúc đẩy toàn diện tiến trình chuyển đổi số ngành lao động tại Việt Nam.